毎日の時間管理はもちろん、チームの時間管理もできるWebツール「Toggl(トグル)」の使い方について解説

日々の仕事を効率よくこなすためには、どの作業にどれぐらい時間を割いているのか、時間の使い方を把握する必要があります。

一つ一つの作業時間を計測する事により、

  • 自分の時間に対して、どれぐらい作業に充てる事ができるのか
  • どの作業がボトルネックになっているのか

などといった事を数値化して把握できるようになりますので、省力化・効率化できないかといった検討をしやすくなります。

時間管理を行うツールは色々ありますが、その中でもシンプル操作で簡単に使う事が出来るWebサービス「Toggl(トグル)」をご紹介します。

Toggl(トグル)とは

「Tolggl(トグル)」は、タイムトラッキング(時間管理)ができるWebサービスです。海外製なので管理画面は英語表記ですが、シンプルなので英語が苦手な方でも使えると思います。

https://toggl.com/

Togglの特徴
  • 作業ごとに作業時間を記録できる
  • シンプルなインターフェースなので英語が苦手でも簡単に使える
  • マルチデバイス(パソコン、スマートフォン、タブレットで利用可)
  • グラフ表示で視覚的に分かりやすいレポート画面
  • 無料プランは最大5人までのメンバーを追加可能(有料版は無制限)
  • 100以上のWebアプリ(Zapier、Slack、Gmail、Google Drive、Googleカレンダー等)と連携可能

簡単操作だから続けやすい

時間管理は継続してデータを集めなければ意味が無いので、「いかに継続するか?」という事もポイントの一つとなります。

操作が複雑だったり、立ち上げるのが面倒だと感じるようなサービスだと続かない可能性があります。その点、Togglであれば簡単に操作できますので、続けやすいと思います。

スマートフォンアプリ、ブラウザの拡張機能・アドオンなどが使える

TogglはWebブラウザだけでなく、

  • ブラウザの拡張機能・アドオン(Chrome・Firefox)
  • デスクトップツール(Windows/Mac)
  • スマートフォンアプリ(iPhone/Andoroid)

など、様々なクライアントソフトが用意されており、どのクライアントを使っても同期されますので、自宅や会社はもちろん、移動時間、外出先など、何時でもどこでもタイムトラッキングを手軽に行えます。

Toggl: 時間管理 タイムシート

Toggl: 時間管理 タイムシート

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Togglの使い方

それでは、Togglの使い方について解説します。

Togglの利用登録

以下のリンクをクリックし、Togglにアクセスして下さい。

https://toggl.com/

トップページに移動したら「Sign up」をクリックします。

利用登録を行いますので、①メールアドレスとパスワードを入力し、②利用規約にチェックを入れ、③「SIGN UP FREE」をクリックします。

Googleアカウントをお持ちの方は、「SIGN UP WITH GOOGLE」をクリックするだけで簡単に登録できます。

以上で登録完了です。利用登録もシンプルですね。

初期設定

利用登録を行いましたら、初期設定を行います。

①画面左下にあるアカウント名をクリックし、②「Profile settings」をクリックします。

プロフィール設定画面が表示されますので、①Countryを「Japan」に選択し、②Time Zoneを「Asia/Tokyo(UTC +9)」を選択します。

両方選択しましたら、画面右上にある「DONE」と書かれた緑のボタンをクリックして設定を保存します。

以上で設定完了です。

 

Togglを使ってみよう

初期設定を行ったら、実際にTogglを使ってみたいと思います。

作業ごとの時間を計測する

まず最初に、作業ごとの時間を計測していきたいと思います。

Togglの画面上部に①「What are you working on?」と表示された入力欄がありますので、ここに作業名を入力し、②画面右上にある再生ボタンをクリックします。

以下のように作業時間の計測がスタートします。

停止をボタンをクリックすると、計測が終了し、「Today」の一覧に作業名と計測した時間が表示されます。非常にシンプルです。

一度止めたタイマーは、作業名の右端にある再生ボタンを押すと、作業時間の再計測を行う事が出来ます。

マウスカーソルを作業名の上に合わせると再生ボタンが出現します。

プロジェクトの管理

次に、プロジェクトを作成します。プロジェクトとは、ブログでいうところのカテゴリのようなイメージです。

プロジェクトを作成する事により、個々の作業をプロジェクト(カテゴリ)毎に管理する事ができます。

①左側メニューの「Progects」をクリックするとプロジェクト管理画面が表示されますので、②右上にある「Create Project」をクリックします。

入力蘭が表示されますので、任意のプロジェクト名を入力します。

「記事作成」というプロジェクトを作成できました。

作成したプロジェクトに、「ブログ記事の作成」という作業項目を紐づけたいので、Togglのトップページに戻ります。

プロジェクトに紐づけたい作業項目の上にマウスカーソルを合わせると、以下のようにフォルダアイコンが表示されますので、ここをクリックします。

作業項目に紐づけるプロジェクトの一覧が表示されますので、先程作成した「記事作成」を選択します。

これで「ブログ記事の執筆」という作業項目に対し、「記事作成」というプロジェクトを紐づけることができました。

また、画面上部を確認頂ければわかると思いますが、プロジェクトのトータル時間と時間の割合が表示されるようになります。

タグの管理

Togglは作業項目にタグ付けする事ができますので、タグ付けしたい方はこちらで設定します。

早速、タグを作ってみましょう。

①左側メニューの「Tags」をクリックするとタグの管理画面が表示されますので、②入力項目に任意のタグ名を入力し、③「Add」をクリックします。

以上でタグを追加できます。タグ名の横にペンのアイコンがありますのでここをクリックするとタグ名の編集もできます。

作成した「ビジネス」というタグを「ブログ記事の作成」という作業項目にタグ付けしたいので、Togglのトップページに戻ります。

タグ付けしたい作業項目の上にマウスカーソルを合わせると、以下のようにタグアイコンが表示されますので、ここをクリックします。

先程作成したタグが一覧表示されますので、タグ付けしたいタグを選択します。

作業項目にタグ付けする事ができました。

 

まとめ

以上、シンプル操作で簡単にタイムトラッキングができるWebツール「Toggl(トグル)」の使い方について解説しました。

Togglを使うことにより、毎日の行動が数値化され、記録に残りますので、一つ一つのタスクにどれぐらい時間を割いているのか、簡単に把握する事ができます。

自分の時間を計測するだけでなく、同じプロジェクトに関与しているメンバーの作業時間もトラッキングできますので、他のメンバーがどの作業にどれぐらい時間をかけているのかを把握する事も出来ます。

時間管理を行う事により、作業時間の単価を割り出す事はもちろん、業務効率化にも繋げやすいので、効率的に時間管理を行いたい方は、是非一度、Togglをお試しください。

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ABOUTこの記事をかいた人

1977年神奈川県生まれ。コンサルティング会社勤務を経て独立。店舗ビジネスに特化したコンサルティング業務を展開していたが、身近な人の倒産を目の当たりにした事をきっかけに事業再生に目覚め、平成21年5月より、事業再生に参入。全国各地の中小企業の再生業務に関与し、中小企業の事業再生のサポートを行っている。 平成23年8月、M&Aに特化した株式会社クレアークを設立、代表取締役に就任。現在に至る。業務の幅を広げる事により、サポートの幅を広げている