契約締結をWeb上で完結できるクラウド契約サービス「クラウドサイン」を使って契約の手間とコストを削減
得意先やお客様との契約締結する際、契約書類を作成して、郵送でやり取りしたりする場合が少なくありません。
契約締結が数ヶ月に1度とかであれば、契約書類の準備はあまり気になりませんが、頻繁に発生するような場合、なかなか手間がかかります。
しかし、クラウドサインというクラウドサービスを使う事により、郵送でのやり取り省く事ができ、Web上で契約締結を完結する事ができます。
この記事では、Web上で契約締結を完結させる事ができるクラウドサービス、「クラウドサイン」について解説していきます。
Web上で契約を交わせるクラウドサインとは
クラウドサインは、契約手続きをウェブ上で完結させる事ができるWebサービスで、弁護士ドットコムが運営しています。
公式サイト：クラウドサイン
クラウドサインの特徴
- 紙の契約書を使わず、PDFで契約締結（契約書の電子化）
- 契約書をクラウドで管理
- 印鑑不要（「押印」により電子署名できる）
- 専用のソフト不要
- 相手先がクラウドサインを利用していなくても使える
- 契約書のテンプレートが用意されている
- 月10件までなら無料利用可能
クラウドサインを利用する事で、今まで契約締結にかかっていた無駄な手間とコストを削減することができます。
Web上の契約締結って法的に有効なの？
Web上の契約締結が法的に有効なのかどうか、気になるところだと思います。
Web上でやり取りするという事は、会社の実印を紙の契約書に押さずに契約するという事ですから、不安に思うのは当然だと思います。
この件に関して、クラウドサインの公式サイトで詳しく解説されていますので、心配な方は以下の公式サイトをご確認ください。
参考リンク：クラウドサイン法律ガイド（適法性、証拠力、印紙税）
Web上で契約を交わせるクラウドサインのおすすめポイント3つ
Web上で契約を交わせるクラウドサインのおすすめポイントは3つあります。
- 郵送の手間が省ける
- 契約締結を素早く行える
- 印紙税がかからない
上記のとおりです。
郵送の手間が省ける
契約締結がWeb上で完結するため、郵送で書類をやり取りする必要がなくなり、非常に楽です。
筆者の仕事柄、秘密保持契約書を頻繁に送付したりするのですが、秘密保持契約書を送るだけでも以下のような工程が発生します。
- 秘密保持契約書の用意（日付と契約相手の名前と所在地を入力）
- 契約書の印刷と製本（２部）
- 押印
- 送付状の用意・印刷
- 宛名書きした封筒と、返信用の封筒を用意
- ポストに投函
契約書を受け取った相手も、押印してこちらに送り返すという、お互い面倒な手間が必ず発生する訳ですが、クラウドサインを使う事により、Web上で契約締結を完結できるため、こうした作業が無くなります。
契約締結を素早く行える
郵送で契約締結のやり取りをすると時間がかかります。
どんなにお互いの所在地が近くても、郵送でやり取りすると2日はかかります。
しかし、クラウドサインを利用することで、大抵はその日のうちに契約締結が完了します。
印紙税がかからない
クラウドサインを利用して契約締結した場合、印紙税はかかりません。
印紙税は契約書の「原本」に対して課税される性質のものですが、クラウドサインで契約締結した場合、PDF文書が原本となるため、当該文書をプリントアウトしたとしても、原本の写しには課税されないので印紙税は発生しないのです。
印紙税が発生しないということは、「うっかり印紙を貼り忘れた」という心配がなくなるので、これは大きなメリットだと思います。
過怠税の心配が無くなりますからね。
Web上で契約を交わせるクラウドサインの懸念点
クラウドサインの懸念点を色々考えてみたのですが、、、
今のところ見つかりませんでした。
ペーパーのやり取りが無くなるため、とにかく便利ですし、業務委託契約等は印紙を貼る必要すらないので、今のところメリットしか見当たりません。
まとめ
以上、Web上で契約締結を完結できる、クラウドサインについて解説しました。
契約締結はまだまだペーパーでのやり取りが多いと思いますが、こうしたサービスがどんどん浸透すると効率化されて楽だなぁと思います。
特に、秘密保持契約などは頻繁に契約締結するので、今後の契約締結を全てクラウドサインに変更する事ができれば、大幅な作業効率が図れます。
基本的にペーパーレス大歓迎なので、こうしたサービスを積極的に活用していきたいと思います。
クラウドサインを使ったことが無い方は、是非一度お試しください。