メールでFAXのやり取りができる、インターネットFAXでペーパーレス化

独立した時に決めていたことは、ペーパーレス化でした。そのため、独立当初の段階でFAXもペーパーレス化する必要がありました。今回は、インターネットFAXについて解説します。

 

インターネットFAXの特徴

インターネットFAXとは、インターネットを通じてファックスのやり取りができるサービスです。電話回線ではなく、インターネット回線を通じてFAXの送受信を行うため、従来のファックス機を必要としません。また、ネット回線を利用した通信を行うため、電話回線と比べると通信コストは安くなります。

送られてきたFAXはPDFなどのデジタルデータに変換されるため、パソコンやスマートフォン等でメールとして受信して、FAXの内容を確認することができます。

FAXを送信する際も、パソコンやスマートフォンからメールでFAXデータを送り、相手のFAX機に出力することができます。

 

インターネットFAXのメリット

直接ファイルを送付できるため楽

例えば、契約書の雛形を複合機で書類を送る場合、 word などのファイルで作成した書類を印刷してからFAXを送付すると言う手間がかかります。しかし、インターネットFAXであればワードのファイルメールで送信するだけで相手先にFAXで送ることができるため非常に楽です。

ほとんどのインターネットFAXは、ワード、エクセル、パワーポイント、 PDFファイルに対応しているため、相手にメールを送る間隔でFAXを送付することができます。

FAXをデジタルデータとして保存できる

FAX受け取る時は全て pdf ファイル送られてくるため、受け取った fax をデジタルデータとして保存することができます。

外出先でもFAXを受信・確認できる

インターネットFAXはネットに繋がっていればどこでも受信確認ができます

コストが安い

FAXは通常、電話回線、 fax複合機、神、インク、などを必要とするためコストがかかります。しかしインターネットFAXは月額1000円から2000円程度で使えるためコストが安いです。

事務所移転しても fax 番号を変える必要がない

FAX電話回線を契約すると、引越しの際番号が変わるケースがほとんどです。しかしインターネットFAXは番号は変わらないので便利です。

 

インターネットFAXのデメリット

ネット回線がなければ使えない

インターネットFAXはネットに繋がっていなければ使えません。 そのため場所によっては使えないことがあります

場合によってはスキャンする必要がある

手書きの書類、または紙ベースで受け取った書類などは一度スキャンしてから送付するという手間がかかります。

 

おすすめのインターネットFAXサービス

eFax(イーファックス)

「eFax(イーファックス)」は数あるインターネットFAXの中でも世界中の人が利用している、大手のインターネットFAXです。

eFaxの主な特長は次の3点です。

  • 全国57の市外局番から選べるFAX番号
  • 初期費用無料・30日試せる無料トライアルあり
  • 携帯やスマホアプリとの連携がスムーズ

詳細はこちら→ ≪eFax≫無料トライアル
ちなみに、私も利用しています。

jFax(ジェイファックス)であればさらにお得

jFaxは東京03で始まるFax番号が格安で利用できるインターネットFaxです。運営会社はeFaxと同じです。東京03しか利用しないという事であれば、こちらの方が料金がお得です。
詳細はこちら→ インターネットファックスなら【jFax】

faximo(ファクシモ)

faximoはユーザーサポートに力を入れているインターネットFAXです。

faximoの主な特徴は次の2点です。

  • シンプルで使いやすい
  • 東京と大阪の市外局番を選択できる

詳細はこちら→ インターネットFAXのfaximo
別の会社で私も利用しています。

 

まとめ

複合機に慣れてる人がインターネットFAXに乗り換える場合、最初は戸惑うかもしれませんが、慣れてくると非常に楽です。ただ、業種によっては使い勝手が悪い可能性があるので注意が必要です(建設・建築業の場合、図面を送付する際はA3サイズがほとんどなため)。

私の仕事柄、決算書を送ってもらうことが多いため、インターネットFAXの方が使い勝手が良いです。FAXを受け取った時点でPDFファイルとなっているため、管理が非常に楽です。

紙ベースだと、決算書(勘定科目込)をFAXで送ってこられた場合、3期分とかになると100ページ150ページ前後になることはザラで、非常に嵩張ります。しかし、PDFであれば嵩張る心配もありません。

複合機の継続使用に疑問を感じている方や、あまり使わないのにリース・再リース契約をするのは抵抗があるという方は、インターネットFAXの導入は検討してみてはいかがでしょうか。

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ABOUTこの記事をかいた人

1977年神奈川県生まれ。コンサルティング会社勤務を経て独立。店舗ビジネスに特化したコンサルティング業務を展開していたが、身近な人の倒産を目の当たりにした事をきっかけに事業再生に目覚め、平成21年5月より、事業再生に参入。全国各地の中小企業の再生業務に関与し、中小企業の事業再生のサポートを行っている。 平成23年8月、M&Aに特化した株式会社クレアークを設立、代表取締役に就任。現在に至る。業務の幅を広げる事により、サポートの幅を広げている