RPA(Robotic Process Automation)を導入し、面倒な雑務はロボットに任せてしまい業務の自動化を図ろう

業務効率化を進めていく上で、昨年から注目しているのがRPA(Robotic Process Automation)です。

業務効率化のために定型業務やバックオフィス業務は外注化を進め、私がバックオフィス業務をやらなくて済むような取り組みをしていますが、外注は人が介在しているため、オートメーション化には程遠いです。

RPAを導入すれば、今まで人が作業していた定型業務はロボットに学習させる事により、スピーディかつ確実に動いてくれるようになります。

定型業務をロボットに学習させれば、わざわざ作業指示をしなくて済みますし、作業マニュアルを作成しなくても済みます。引継ぎも必要無いですし、人が辞めた時も新たに採用したり、新たに作業を憶えて貰う手間も省く事ができます。

人がやらなくてもロボットが仕事をしてくれるなんて最高です!

RPAとは

RPAとは、Robotic Process Automationの略であり、ソフトウェアロボットによって業務プロセスを自動化することをいいます。

例えば、エクセルにあるデータを、ネット上のソフトに入力するような場合、人が作業すると項目を確認しながら一ヶ所ずつ入力しなければなりませんが、RPAを使うとロボットが入力を行ってくれます。ロボットなので、人間より早く正確に入力してくれます。入力数が100個あっても1000個あっても文句も言わず、正確に作業してくれます。

かなりざっくりとした説明ですが、このように、複数のアプリケーションを使うような場面でも、RPAを導入する事により、ソフトウェアロボットが代行して行ってくれるのです。

大手企業はRPAの導入を進めており、大和ハウス工業、日本生命、メガバンク(三菱東京UFJ、三井住友、みずほ)など、大手企業は積極的に導入を推進しています。

RPAの特徴

RPAの特徴は下記の通りです。

  • 多種多様なアプリケーションを起動、終了できる(ID やパスワードの自動入力)
  • マウス操作の自動化
  • キーボード操作の自動化
  • ワークフローや手順書通りの操作ができる
  • スケジュールされた日時に実行できる
  • 異なるアプリケーション間のデータの受け渡しが可能
  • エラー処理など、条件分岐処理が可能

RPAでどんなことが自動化できるの?

パソコンを使用した定型業務はほぼ自動化が可能です。ざっと思いつくところで、下記のような自動化が可能です。

  • 【経理部門】売掛・買掛の入金支払い業務、回収予定表の作成や入金消込作業、振込作業、会計システムへの入金仕訳入力、交通費確認業務などなど 
  • 【営業・販売部門】保守代金など定期的に販売されるサービスの見積・発注書作成・メール添付による自動メール送付、得意先からメール添付された注文書の内容を業務システムへ登録する作業などなど
  • 【購買・倉庫部門】メール発注業務、出荷業務、取引先が運用しているEDIシステムへの登録作業、運営しているネットショップへの出品作業などなど

このように、パソコンを使用した定型業務はRPAを導入する事によって、自動化できるのです。

参考動画

ANN NEWS

2017/11/02「第一生命 300人分の作業置き換え方針 事務作業も自動化へ」

RBC THE NEWS

2018/07/03「特集・沖縄の働き方を変える!?「RPA」」

 

RPA導入のメリット

プログラミングの知識は不要

RPAはツールなので、ソースコードを書くような事はありません。そのため、プログラミングの知識が無くても導入する事ができます。

RPAは、

  • フローチャート
  • アクション(「ブラウザ・アプリの立ち上げ」、「値の入力」等とった行動単位)
  • レコーディング機能(Webブラウザやアプリをいつも通り操作すると、RPAが動作を記録する機能)

等の機能でワークフローを作成できますので、プログラミングを覚えなくても使う事ができます。

高度な事をしようとするのであれば、プログラミングの知識があった方がよいですが、そうでなければ知識が無くても問題ありません

業務品質を維持できる

人が作業を行うと、当然、作業する人によって作業スピードにバラツキが出たり、また、作業ミスを起こす可能性もあります。また、その作業を担当している人が退職する場合、業務の引継ぎ等が発生し、その都度作業のパフォーマンスが落ちる可能性が出てきます。

しかし、RPAを導入すれば、ロボットがもくもくとミスも無く高速で絶え間なく動き続ける訳ですから、品質にぶれがありません。

人件費の削減

経理・人事等のバックオフィス業務は定型業務が殆どですから、RPAを導入する事により、人員の削減が可能となります。

また、今まで、繁忙期や決算期一時的に定型業務やバックオフィス業務が増えるような業種であっても、RPAを導入すれば新たに人員を雇う必要が無いため、採用コスト・人件費の削減が可能となります。

 

RPAのデメリット

コストが高い

RPAの導入コストは安くありません。RPAツールのライセンス料、コンサルティング費用を合わせると年間数百万円かかるケースが殆どです。

定型業務を行うために多くの人員を割いているような企業であれば、人を雇うよりもRPAを導入した方が大幅なコストダウンを見込めますが、場合によっては導入しても元が取れない可能性もあります。

参考までに、RPAツールのライセンス料を5つ記載しておきます。下記はあくまでライセンス料なので、RPAを導入すると毎年利用料が発生します。

  • WinActor:年間90万円前後(フル機能版)
  • UiPath:年間52万円~年間400万円前後(UiPath Studio、UiPath Robot、UiPath Orchestratorなど、製品によって異なります)
  • BizRobo!:年720万円
  • Blue Prism:年間1,200万円程度(3年契約での年間最低利用料)
  • Automation Anywhere:年間100万円~(導入企業によって変動)
多くのRPAツールは、「詳細はお問い合わせください」となっているため、オフィシャルサイトを見ても金額が記載されていません(「WinActor」は掲載されています)。そのため、記載の価格はプレスリリース・RPA情報サイトの記事を見て算出した概算金額に過ぎません。

できる事に限界はある

RPAは基本的に頭を使わない簡単な流れ作業や定型業務を行うロボットで「マウス・キーボード操作の再現」を行う事しかできません。そのため、複雑な作業の自動化には向いていませんし、AIのように「考えて、判断する」ような業務は対応できません。

RPAは小規模な自動化には向いていますが、中・大規模の自動化は現実的ではありません。そのため、現時点においては自由度は高くないといえます(将来的に自動化の範囲が拡大されると思います)。

 

まとめ

面倒な定型業務もRPAを導入すればロボットが正確に素早く作業してくれます。しかも、導入にあたってプログラミングを学ぶ必要もありません。

ただ、いくらプログラミングが必要無いとはいえ、RPA導入の際に、「どの定型業務をロボットに任せるか」という思考は必要になります。

一つ一つの定型業務の業務フローを洗いだし、どの定型業務からロボットに任せていくか、というところが業務効率化のスタートになると思います。

追記

無料で使えるRPAツールを見つけたので、試しにインストールしてみました。現在色々と使い方を研究しています。

【RPA】UiPath(ユーアイパス)なら無料でRPAツールを使うことができる!(ただし、無料利用は条件あり)

2018.06.22

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ABOUTこの記事をかいた人

1977年神奈川県生まれ。コンサルティング会社勤務を経て独立。店舗ビジネスに特化したコンサルティング業務を展開していたが、身近な人の倒産を目の当たりにした事をきっかけに事業再生に目覚め、平成21年5月より、事業再生に参入。全国各地の中小企業の再生業務に関与し、中小企業の事業再生のサポートを行っている。 平成23年8月、M&Aに特化した株式会社クレアークを設立、代表取締役に就任。現在に至る。業務の幅を広げる事により、サポートの幅を広げている