絶対に欠かせない!どこにいても業務を遂行できる環境を構築するために必要なITツール

賃貸事務所を借りなくても、ITツール(ウェブサービス・ウェブアプリ)を活用する事により、どこにいても業務を行う事が出来ます。今回は、私が使っているITツールをご紹介します。

グループウェア

G Suite(ジースイート)

https://gsuite.google.com/

G Suite(旧 Google Apps )とは、GmailやGoogleカレンダー、グーグルドライブ(オンラインストレージ)など、Googleが提供している各サービスを事業者向けに利用できるクラウド型グループウエアです。

  • 独自ドメインでGmailのシステムを利用できる
  • チームメンバーや社外のユーザーと、ファイル(ドキュメント、スプレッドシート、スライド)をリアルタイムで共同編集できる
  • クラウドにファイルを保存して共有できる

 

オフィスソフト

Office 354 Solo – Microsoft Office

Office 365 Solo

説明不要のマイクロソフトとのオフィスソフトですが、「Office 365 Solo」は、通常の買取り版のオフィスソフトと異なり、常に最新バージョンが利用できる月額課金(サブスクリプション)型のオフィスソフトです。

  • すべてのオフィスソフトを利用できる
  • 契約期間中はOneDriveの容量が1TBまで使える
  • 常に最新バージョンのオフィスソフトが使える
  • 永続ライセンスと異なり、買い替える必要が無くなる。
  • 1つのライセンスで2台のパソコン(2台のタブレット若しくは2台のスマートフォンにインストール可能)

 

ノートアプリ

Evernote

https://evernote.com/intl/jp/

Evernoteは、パソコンやスマートフォン・タブレットからでもアクセス可能な、「インターネット上にあるノート」です。

文章はもちろん、画像や手書きのスケッチ、音声メモ、位置情報、動画等のデータを保存することができます。タグ付け機能で検索も素早くできるのが特徴です。

  • パソコン、スマートフォン・タブレット等、複数のデバイスでノートを共有できる
  • 素早く全ファイルを検索できる(画像ファイル・PDFの文字も認識して検索可能)
  • ノートをタグ付けして整理できる
  • ウェブサイトのページを広告抜きで保存可能
Evernote

Evernote

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クラウドストレージ

Dropbox

https://www.dropbox.com/

Dropboxは、パソコンやスマートフォンアプリに表示される専用フォルダにファイルを入れるだけで、簡単にクラウド上にファイルを保存することができるクラウドストレージです。

  • 複数のパソコンで自動同期できるため、ファイルをコピーしたりUSBメモリが必要無い
  • 複数のメンバーでファイル・フォルダを共有する事により、メール添付の手間が省ける
  • 無料で2GB使えます(招待制度で容量を増やす事ができます)
Dropbox

Dropbox

Dropbox無料posted withアプリーチ

 

チャットツール

Chatwork(チャットワーク)

https://go.chatwork.com/ja/

チャットワークは、クラウド型のビジネスチャットツールです。1対1はもちろん、複数の人との同時にメッセージのやり取り、タスク管理、ファイル共有といったビジネスに必要な機能を備えています。

メールでやり取りするより非常に楽なので、パートナーや提携先との共同作業はチャットワークを使ってます。

  • 過去のメッセージが検索可能
  • 誤送信を削除・メッセージの修正ができる
  • どのメッセージ対して返信・引用したのか分かりやすい
  • 既読表示が無いので、そもそも「既読無視」という概念がない
  • 退職時にアカウントを削除できるのでセキュリティ対策になる
  • タスク機能で管理できる
  • メッセージがどの端末でも同期される
チャットワーク - 仕事で使えるビジネスチャットツール

チャットワーク – 仕事で使えるビジネスチャットツール

ChatWork Inc.無料posted withアプリーチ

 

チャットワークのさらに詳しい機能を知りたい方は、下記関連記事をご覧ください。

ビジネスチャットは断然チャットワークがお勧め!LINEより優れている7つのポイント

2017.11.04

LINE(ライン)

https://line.me/ja/

LINEは、スマートフォンアプリを中心に無料でチャットや通話(ビデオ含む)が利用でき、ゲームや音楽など関連サービスも楽しめるコミュニケーションツールです。

  • チャット、通話、テレビ電話が無料
  • メッセージを相手が確認すると「既読」と表示されるので、相手に伝わっているかどうか分かる
メッセージの検索ができないので、仕事のやり取りには向かないです。なので、コミュニケーションやアポイントのやり取り等で使っています。
LINE

LINE

LINE Corporation無料posted withアプリーチ

 

情報集約ツール

Feedly(フィードリー)

https://feedly.com/

Feedlyは、ブログ等のRSSを登録できるRSSリーダーです。パソコン(Windows、Mac)でもスマートフォン(iOS、Android)でも使えるため、効率よく情報収集ができるようになります。

  • チェックしたいサイトの更新情報を一覧表示出来る
  • カテゴリ分け機能でジャンルを絞って情報収集が出来る
  • 表示が早い
Feedly - Smart News Reader

Feedly – Smart News Reader

DevHD無料posted withアプリーチ

Feedlyのさらに詳しい機能を知りたい方は、下記関連記事をご覧ください。

効率良く情報収集したい方は必見!「Feedly」なら無料で複数のサイトを効率的にチェックできる

2017.12.15

2018年5月末にFeedlyから「Inoreader(イノリーダー)」というサービスに乗り換えました。今おススメするとしたら間違いなく「Inoreader」です。

Inoreader + Googleアラート = 効率的な情報収集。RSSリーダーはInoreaderを使って必要な情報を手に入れよう

2018.06.05

Pocket(ポケット)

https://getpocket.com/

面白そうな記事や、じっくり読みたい記事を見つけたけど、ブックマークすると管理が大変。また、ブックマークの場合、電波の届かない場所に移動してしまうと表示できないという問題も起こります。

しかし、Pocketに登録するとその記事はダウンロードされるため、電波が届かない場所でも閲覧する事が出来ます。登録された記事はパソコンとスマートフォンの両方から閲覧できます。

  • パソコンやスマートフォンで気になる記事や後で読みたい記事を保存できる
  • オフラインでも登録した記事を閲覧できる
  • 登録した記事をキーワード検索したり、タグ付で整理できる
Pocket

Pocket

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まとめ

いかがでしたでしょうか。このページでご紹介させて頂いたITツールを活用する事により、日本中どこにいても滞りなく業務を遂行する事ができます。

ご紹介させて頂いたツールは無料のものもありますので、業務効率を上げるために、今までは使ったことの無いツールを試してみては如何でしょうか。気になるITツールがありましたら、是非使ってみて下さい。

唯一、会計ソフトだけはクラウドではないので(2011年から「JDL IBEX出納帳net」をずっと使ってます)、次回更新時にMFクラウドか、Freee(フリー)のどちらかを導入しようと思っています。

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ABOUTこの記事をかいた人

1977年神奈川県生まれ。コンサルティング会社勤務を経て独立。店舗ビジネスに特化したコンサルティング業務を展開していたが、身近な人の倒産を目の当たりにした事をきっかけに事業再生に目覚め、平成21年5月より、事業再生に参入。全国各地の中小企業の再生業務に関与し、中小企業の事業再生のサポートを行っている。 平成23年8月、M&Aに特化した株式会社クレアークを設立、代表取締役に就任。現在に至る。業務の幅を広げる事により、サポートの幅を広げている