文章入力を劇的に効率化する定型文ツール「PhraseExpress」良く使う文章の登録方法や使い方を解説

日々の文章入力を効率化するために、良く使う文章を「単語登録」して、入力の効率化を図っている方は多いと思います。

例えば、「おは」と入力すると「おはようございます。〇〇です。」という文章を呼び出せるように単語登録しておくと、全ての文章を入力しなくても「おは」と入力するだけで「おはようございます。〇〇です。」という文章を呼び出せますので、入力は楽になります。

ただ、単語登録の場合、「おは」と入力しても、一発で出現してくれない事があり、何回か変換しないと(スペースキーを何回も押す)変換されない事があります。

スニペットツールを使うと一発で定型文を呼び出せる

スニペットツールを使うと、変換を何度も押すような手間は無くなります。

よく使う文章と、その文章を呼び出すフレーズを登録する事により、フレーズを入力すると一発で登録した文章を呼び出す事ができるので、入力作業の効率化を図る事ができます。

例えば、「おはようございます。〇〇です。」という文章を呼び出すのは「oh;」等と登録しておくと、「oh;」と入力すると一発で「おはようございます。〇〇です。」という文章を入力する事ができます。

スニペットとは、「断片」、「切れ端」という意味の英語です。

 

無料で使えるスニペットツール「PhraseExpress」

https://www.phraseexpress.com/

「PhraseExpress(フレーズ・エクスプレス)」は、よく使う文章を単語を入力するだけで一発で呼び出す事ができる、スニペットツールです。

登録できる文章は改行を含める事ができますので、長文を一気に呼び出す事もできます。そのため、よく使う文章を登録しておけば、文章の作成作業を劇的に短縮する事が可能です。

【特徴】

  • 半角英語を入力すると起動
  • 超長文の登録も可能(10万文字)
  • 改行も反映されます
  • Windows、Mac対応

PhraseExpressのインターフェースは英語です。英語が苦手な方はとっつきにくい印象を受けるかもしれませんが、操作する箇所が少ないので、簡単に使えると思います。

PhraseExpressのダウンロード

以下のリンクをクリックしてソフトウェアをダウンロードして下さい。

Windows版:https://www.phraseexpress.com/download.php

Mac版:https://www.phraseexpress.com/mac.htm

ちなみにこの記事ではWindows版の使い方について解説していきます。

ダウンロードページに移動すると、「Download Client」、「Download Client – Portable Edition」と2種類のボタンが表示されます。

2つのボタンの違いは以下の通りです。

  • 「Download Client」:パソコンにインストールするタイプ
  • 「Download Client – Portable Edition」:USB等に持ち出す事により、登録したスニペットをどのパソコンでも使えるようできるタイプ
どちらを選ぶかについては、使い方次第になりますが、今回はパソコンにインストールするタイプで解説していきます。

「Download Client」ボタンを押すと以下のようなファイルをダウンロードしますので、ダブルクリックしてソフトをインストールします。

インストールを進めると、チェック項目が出てきたりしますが、特に何か設定する必要はありませんので、そのまま「Enterキー」を押してインストールを進めます。インストール完了後、ソフトが立ち上がりましたら完了です。

 

PhraseExpressの使い方

それでは早速、PhraseExpressを使っていきましょう。

フォルダーの作成

PhraseExpressは特になにか設定する必要はなく、すぐに呼び出す文章を登録する事ができますが、使っていくうちに登録する文章が増えてしまい、後々管理が面倒になりますので、最初にフォルダーを作成される事をおススメしています。

まず最初に、PhraseExpressを立ち上げます。

PhraseExpressをインストールするとタスクトレイに常駐しますので、右下にあるビックリマークのアイコンを右クリックし、「Edit phrases」をクリックします。

PhraseExpressが起動しますので、ソフトの左上にある「New Folder」をクリックします。

「Description」に任意のフォルダー名を入力します。名前を入力するだけでフォルダーの作成は完了です。

管理しやすい名称にしておくと良いです。

呼び出す文章の登録

フォルダーを作成したら、呼び出す文章を登録していきます。

ソフトの左上にある「New Phrase」をクリックします。

先程作成したフォルダー直下に新しいファイルが作成されます。このファイルに呼び出す文章を登録していきます。

試しに、以下のような文章を登録しました。

各項目について詳しく解説致します。

  1. Description:管理しやすい名称を入力します。
  2. Phrase content:呼び出したい文章を入力します(改行もきちんと反映されます)。
  3. Autotext:呼び出す文章を入力。今回は「ot;」というようにしました。
  4. 選択肢:「Execute immediately」を選択。
  5. 保存ボタン:全ての入力が終わりましたらファイルを保存します。

呼び出す文章を登録する際の注意点

Autotext

日本語(全角)で登録するときちんと変換されませんので、登録は半角英語で入力して下さい。

Autotextが短いと警告アイコンが表示されますが、これは気にしなくて大丈夫です。

また、Autotextを使う際は、PhraseExpressの起動ルールを決めておくと良いです。私の場合、フレーズの最後に「 ; 」を入れています。

今回の例の「ot;」もそうですが、「re;(返信の挨拶フレーズ)」、「owa;(文末の挨拶)」というように、「 ; 」を入れると起動するように決めています。

右手の小指で押せるので楽です。

HotkeyとAutotextの違い

私の場合、フレーズの最後に「 ; 」を使っていますが、Hotkey(「shiftキー」、「Ctrlキー」、「Altキー」、「winキー」等)を使って呼び出す事もできます。

例えば、以下のように「shift」を選択して、入力項目に「A」と入力(小文字を入力しても大文字で表示されます)した場合、「shift+a」を入力すると、登録した文章を呼び出す事ができます。

HotkeyとAutotextのどちらを使うかは、好み(ご自身の使いやすい方)で選んでください。

実際に動かしてみる

登録した文章を呼び出す事ができるか、テキストファイルで試してみます。

デスクトップにテキストファイルを立ち上げ、「ot;」と入力します。

きちんと登録され、「ot;」という3文字を入力しただけで、一発で呼び出す事ができました。

 

まとめ

以上、文章入力を劇的に効率化することができるスニペットツール、「PhraseExpress(フレーズ・エクスプレス)」とその使い方について解説しました。

登録したスニペットを覚えておく必要がありますが、使いこなせるようになると文章入力が劇的に楽になりますので、日々の文章入力をもっと楽にしたいお考えであれば、スニペットツールを使ってみて下さい。

スニペットツールの楽さに慣れてしまうと、単語登録に戻れなくなると思います。

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ABOUTこの記事をかいた人

1977年神奈川県生まれ。コンサルティング会社勤務を経て独立。店舗ビジネスに特化したコンサルティング業務を展開していたが、身近な人の倒産を目の当たりにした事をきっかけに事業再生に目覚め、平成21年5月より、事業再生に参入。全国各地の中小企業の再生業務に関与し、中小企業の事業再生のサポートを行っている。 平成23年8月、M&Aに特化した株式会社クレアークを設立、代表取締役に就任。現在に至る。業務の幅を広げる事により、サポートの幅を広げている