独立・起業後は雑務のマネジメントが必須 激増する雑務を処理する3つの選択肢

独立

独立すると「いかに仕事を獲得するか」という事に集中しなければなりません。仕事が無いと食べていけませんから当然の事です。

しかし、独立すると事務員でも雇わない限り、全ての事を一人でやる必要が出てきます。

売上を上げる事だけに集中したいのに、売上に結びつかない雑務が激増し、売上げるためにやらなければならない事に手が回らなくなってしまうのです。

仕事が全く無くても、雑務だけはたくさんある

例えば、仕事上、切手やはがきが必要な場合、自分でコンビニや郵便局に行って買ってくる必要があります。

他にも、日々、

  • 電話対応
  • 郵送
  • FAX送付
  • 荷物の発送・受取
  • 買い物
  • 申し込み
  • 予約
  • 資料の印刷
  • スキャン
  • 資料作成
  • 提案書作成
  • 契約書作成
  • 経理

等といった雑務をこなす必要が出てきます。

一つ一つの雑務はそこまで時間を消費しませんが、積み重なると結構時間を消費してしまいます。

その結果、時間が足りなくなり、売上を上げるために必要な事が少ししかできないという状態に陥るのです。独立したばかりの頃は、これでけっこうイライラしました。

 

激増する雑務を処理する3つの選択肢

激増する雑務を処理するには、大きく3つの選択肢があります。

人を雇う、若しくは外注化する

自分でやるから時間が無くなる訳ですから、人にやってもらえば自分の時間を確保できます。しかし、人を雇ったり外注化すると、当然、費用が発生します。

潤沢な自己資金があったり、継続的に仕事を獲得できていれば良いですが、独立当初は資金的に厳しい場合が殆どなので、独立当初の段階で人を雇うのはあまり現実的では無いと思います。

しかし、外注であれば、クラウドソーシングサイト等を活用する事により、比較的ローコストで作業してもらえたりするので、雑務で仕事に集中できなそうだと感じたら外注化する工夫も必要だと思います。

効率化する

人を雇う資力が無い独立当初、最初に考えたのが雑務の効率化でした。日々の雑務を効率化できれば、営業活動に集中する時間が作れるので、最初は効率化する事を意識して仕事をしていました。

効率化に関する詳しい解説は以下の記事を参考にして下さい。

「業務効率化をしたい!」と思い立ったら、効率化に取り組む前に考える4つのこと
独立すると最初から社員を雇わない限り、全ての事を一人でやらなければなりません。 一人でやれることは限界がありますから、最初のから業務効率化を意識する必要が出てきます。 効率化の取り組みは初めのうちは面倒な事が多いですが、効率化を実現でき...

やめる(仕事そのもの減らす・無くす)

しかし、効率化といっても限界があり、仕事そのものを減らしたり無くした方が手っ取り早いと思いました。そこで、極力雑務をやらなくて済むよう、雑務自体を減らす工夫をしました。

電話をやめてメールに切り替えた

電話連絡をメインにすると、時間のコントロールが難しくなるので、電話を止めてメールに切り替えました。

電話は相手の都合でかかってきて、自分の時間に強制的に割り込んできますから、その都度対応していると集中力が度々途切れてしまいます。営業活動に専念するためにも、電話をやめてメールに切り替えました。

電話を止める事によって、

  • 営業電話の相手をしなくて済む
  • こちらから電話を掛けて相手が不在だった場合、折返してかけ直すという手間が無くなる
  • お問い合わせの回答も効率的に対応できる
  • メモを取る必要が無くなった

というメリットが生まれました。
もちろん、デメリットは全くありません。

ペーパーレスにした

紙ベースで書類を扱うと印刷や郵送という手間が発生します。しかし、ペーパーレスであれば、メールで送るだけで済みます。

また、ペーパーレスであれば、書類を探すときもスピーディにできますし、場所も取らないというメリットがあります。

FAXもインターネットFAXを使ってペーパーレスにしました。

インターネットFAXおすすめ5選!サービスの特徴やメリットデメリットを解説【経費削減と効率化】
お客様からFAXで書類を送信してもらう事があるからFAX番号を取得する必要があるのだけど、本音を言えば書類関係はファイルをメールで送って欲しいよ。 FAX受信をする事は多いけど、こちらから送信する頻度は多くないからインターネットF...

Dropbox等のデータ共有サービスを利用した

仕事上、ワード、エクセル、パワーポイント、スキャンデータ(PDF)を多用しますが、更新する度にメールで送っていたら非常に面倒です。また、何度もファイル送信をしていると、新しいファイルと古いファイルがごちゃごちゃしてしまい、確認するのも手間がかかります。

しかし、Dropbox等のファイル共有サービスであれば、フォルダにドラッグするだけで済みますので(相手にも通知されます)、非常に楽です。

 

まとめ

時間は有限ですし、一人でできる事には限りがあります。

それに、雑務に時間をかけても利益を生みませんから、やらない事を決めたり、効率化のルールを決めて、やらなければならない事に集中できる時間を如何に生み出すかというのがポイントだと思います。

今でしたら、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)ツール等を活用して、雑務を自動化するという事の検討も必要ですね。

RPA(Robotic Process Automation)を導入し、面倒な雑務はロボットに任せてしまい業務の自動化を図ろう
業務効率化を進めていく上で、2017年から注目しているのがRPA(Robotic Process Automation)です。 業務効率化のために定型業務やバックオフィス業務は外注化を進め、私がバックオフィス業務をやらなくて済むような取り...
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